Don't mail me!

Ein Manifest zur Abschaffung der E-Mailkommunikation  (zumindest weitestgehend)

Das papierlose Büro ist nicht länger das erstrebenswerte Ziel: es gilt nunmehr, die E-Mail abzuschaffen oder zumindest soweit wie möglich einzudämmen.

Warum? Wie geht's besser?

Abschaffung der E-Mail - warum?

1.

E-Mails sind unzuverlässig.

Es gibt keine Garantie, dass diese wirklich ankommen. Anrufe, oder SMS wie „Ich habe Ihnen eine E-Mail geschickt, haben Sie die bekommen?“ verweisen zudem auf Punkt 2. Es häufen sich zudem Probleme mit diversen Freemail-Anbietern, aber auch Google Mail, die E-Mails von vermeintlich „bösen“ Absendern nicht durchlassen, oder den Versand von ZIP-Dateien per se blocken. Das sind somit echte Arbeitshindernisse.

Folge: Die Unzufriedenheit steigt, teilweise bis hin zur Verärgerung. Auf beiden Seiten des Sprachrohrs.

2.

E-Mails kosten unglaublich viel Zeit.

  • Mehrfach am Tag muss das Postfach gesichert und die Spreu vom Weizen getrennt werden.
  • Es kostet viel Zeit, sich einen schnellen Überblick über einen bestimmten Kommunikations-Strang zu verschaffen.
  • CC:-Orgien (der Versand an große E-Mailverteiler) dienen oft nur der eigenen Absicherung - es sind ja alle möglichen und unmöglichen Empfänger informiert worden. Das verstopft den Posteingang zusätzlich.
  • „Da war doch irgendwo eine E-Mail dazu…“ - ja, bloss wo? Die Suche kostet zusätzliche Zeit. Und zusätzlich E-Mail-Tools lösen nicht das Problem, sondern bekämpfen nur die Symptome.
  • E-Mails werden sehr oft manuell in andere Systeme kopiert (Ticketsystem, Projekt-Management-Tool etc.). Das ist vollkommen überflüssig und erinnert an die „Internet-Ausdrucker“ aus früheren Tagen.

Folge: Zeit = Geld = Kosten für den Auftraggeber oder Kunden. Zeit, die wesentlich produktiver und zufriedenstellender eingesetzt werden könnte.

3.

Die Arbeitsqualität sinkt.

  • Arbeitsaufträge per E-Mail sind ineffizient, die Gefahr ist groß, dass Dinge vergessen werden oder vermehr Flüchtigkeitsfehler passieren.
  • Eine einfache und schnelle Überprüfung des Arbeits-Fortschritts ist für keinen der Kommunikationspartner möglich, es muss (und wird) mannigfaltig zurückgefragt.
  • Was wurde wann „besprochen“? Informationen sind nicht übersichtlich an einem Platz einsehbar und die Kommunikations-Historie ist nur unter großer Mühe abrufbar, und selbst dann ist nicht garantiert, dass diese wirklich vollständig und verbindlich ist. Auch die Darstellung aktueller E-Mail-Clients hilft hierbei nur unzureichend.

Folge: Die Qualität der Arbeit sinkt.

4.

Mails provozieren unnötige Rückfragen.

Da E-Mails prinzipiell nicht strukturierend sind, kann beliebige Prosa kommuniziert werden. Konkrete Anfragen à la „Erbitte ein Angebot zu…“ oder „Da ist ein Fehler in der Software aufgetreten…“ enthalten fast nie die benötigten Informationen. Also muss zurückgefragt werden, manchmal sogar mehrfach. Daraus folgen wiederum die Punkte 1, 2 und 3.

5.

Die Gefahr für Missverständnisse steigt spürbar.

Textuelle Kommunikation ist gut geeignet für rein sachliche Informationen, die für alle Beteiligten mehr oder weniger „klar“ sind (und selbst da gibt es noch viel interpretativen Spielraum). Vollkommen ungeeignet sind dagegen „weiche“ Inhalte und gar emotionale Befindlichkeiten. Leider werden genaue diese dennoch sehr oft per E-Mail zu kommunizieren versucht. Das geht regelmäßig daneben, entspannt die Situation nicht und produziert wiederum überflüssige Anschlusskommunikation.

Folge: die Zusammenarbeit und das Arbeitsverhältnis kann spürbar leiden; es sind Anstrengungen zur Verbesserung der Kommunikation notwendig.

6.

Das Spam-Problem ist ungelöst.

Der Anteil an Spam-Mails in Unternehmen betrug im Juli 2015 rund 50%! - und dürfte noch weiter zunehmen. Die Filterung kostet Zeit, Geld, und ist immer noch nicht 100% zuverlässig. Die Kontrolle des SPAM-Postfachs kostet zusätzliche Zeit. Gehen wichtige E-Mails im Filter unter, kann dies zusätzliche unangenehme Konsequenzen haben. Auch der Spam-Versand unter fremdem Namen kann zu erheblichen Problemen und zu Blacklisting des eigenen Accounts führen.

7.

Mailing-Listen sind i-bäh.

Früher - so im Internet-Präkambrium - gab es Mailing-Listen. Das war damals prima, um viele Menschen an einer Diskussion zu beteiligen, oder über ein Thema zu informieren. Anders ging es damals noch nicht, obwohl, Foren waren auch schon erfunden. Und die meisten damaligen Teilnehmer waren noch echte Nerds.

Das heutige Problem damit? Noch mehr Mails. Der Klassiker schlechthin: Antworten werden an alle verschickt. Meist findet sich schnellstens jemand, der darüber lautstark protestiert - natürlich wieder an alle, siehe auch unter 2. / CC:-Orgien :-( Das lässt sich zwar technisch umgehen, aber es bleibt immer noch extrem unübersichtlich.

Wirklich sinnvoll diskutieren kann man so nicht. Das Mailpostfach verstopft zusätzlich. (Zudem wartet die hierfür meistens verwendete Software mailman mit einer prähistorischen Benutzeroberfläche auf.)

Besser: (Moderne!) Foren-Systeme oder Social Intranets.

8.

Newsletter verpuffen.

Heute ist es ja nahezu unmöglich eine beliebige Webseite zu besuchen, ohne mehr oder weniger unbemerkt zu einem Newsletter (zwangs-)angemeldet zu werden. So trudeln also die elektronischen Werbeblätter schon kurz darauf zahlreich ein, verstopfen den Posteingang und zwingen mehrmals monatlich dazu, mit der Lupe den Link zur Abmeldung zu suchen. Dass diese Werbeform nicht erfolgreich ist, dürfte klar sein, aber: hey, es kostet ja nichts (doch: die Kundenzufriedenheit).

Disclaimer: Newsletter-Marketing funktioniert da, wo der Empfänger ausdrücklich zugestimmt hat und ein wirkliches Interesse hat, zum Beispiel an einem Online-Shop. Alles andere ist aber sinnlos.

Wie kann es besser funktionieren?

Natürlich muss weiterhin elektronisch kommuniziert werden. Wir plädieren hier keineswegs für die Abschaffung, sondern für den Einsatz von intelligenteren und effizienteren Systemen.
Die Arbeit soll einfacher, angenehmer und besser werden.

Ticket-Systeme

Vorteile: diese sind einfach zu bedienen, übersichtlich, schnell, die Historie jederzeit einsehbar, alle Beteiligten können den Status schnell erfassen.

Beispiele: Zendesk, Jira, osTicket, OTRS und andere.

Kollaborative Systeme

Diese helfen besonders in Projekten mit mehreren Beteiligten, die Zusammenarbeit zu koordinieren, Aufgaben zu verteilen und den Fortschritt zu verfolgen. Auch Beobachter können sich einen schnellen Überblick über den jeweiligen Projektstand machen und derartige Systeme dienen als optimales Archiv, um auch nach längerer Zeit Projektdetails schnell und einfach aufzufinden. Sie können zudem asynchron, aber auch in Echtzeit genutzt werden.

Beispiele: Trello, Asana, Planner, Yammer, Taigo.io und andere.

Enterprise Chat-Systeme

Oft müssen Informationen schnell abgestimmt werden, Ideen besprochen oder einfach nur eine Mitteilung weitergegeben werden. Mit Chat-Systemen (die dazu thread-fähig sein sollten), bleibt dabei der jeweilige Projekt-Kontext erhalten. Zudem können mehrere Teilnehmer ohne lästige CC:-Orgien informiert werden.

Beispiele: HipChat, Slack, Mattermost, Rocket.Chat und andere.

Social Intranets und Foren

Für alle Arten von Diskussionen, Vernetzung, Austausch, Hilfestellung etc. bieten sich Social Intranets an, sozusagen ein "geschlossenes Facebook". Mit allen bekannten und komfortablen Funktionen und sehr übersichtlich, aber die Daten bleiben Eigentum des Betreibers oder sind zumindest gegen Verkauf an Dritte geschützt.

Vom Funktionsumfang her kleiner, aber nicht weniger gut geeignet sind Foren-Systeme (mit Ausnahme der altbackenen Vertreter wie phpBB oder vBulletin).

Beispiele: Yammer, Jive, HumHub, discourse.org, vanillaforums.

Weitere Kommunikations-Tools

Und schließlich gibt es noch viele weitere sinnvolle Tools, etwa zur gemeinsamen Terminfindung (z.B. Doodle), Video-Chats (z.B. Skype) und alle möglichen Kombinationen aus den genannten Gattungen. Aber Achtung: zu viele Tools und Kommunikationskanäle können wiederum schnell die Effizienzvorteile zunichte machen.

Und die E-Mail hat nun komplett ausgedient?

Vermutlich nicht. Wir empfinden E-Mails am ehesten als elektronische Briefe. Man kann sie absenden, sie kommen meistens(!) an, aber es gibt keine Garantie dafür. Sie werden (meistens, irgendwann) gelesen, aber es gibt keinen Anspruch auf schnelle Reaktion oder überhaupt eine Antwort. Im beruflichen Kontext ist das für uns ungeignet.

In diesem Sinne: Don't mail me - Thanks!